Mensajes cortos: es más difícil leer en una pantalla que en papel, por lo que los correos deben ser concisos y no demasiado largos.
Presentación: no escribir todo en mayúsculas, ni en un tamaño de letra excesivo. Esto da apariencia de gritar o estar enojado. Usar sangría, indentado, párrafos y listas para hacer más legible el texto.
Ser amable: no se debe confrontar a alguien por correo ni usar lenguaje ofensivo. El que lo recibe debe sentirse agradado de recibir un correo.
Asunto: el asunto (subject) debe indicar el tema que uno va a tratar. Hace más fácil el catalogar, priorizar, y leer el correo. Sobre todo, es bueno usar asuntos diferentes a los que usan los spammers.
Listas de distribución: cuando se envía un mismo correo a muchas personas -especialmente cuando no se conocen entre sí-, es mejor ocultarlos escribiendo sus direcciones en el campo Con Copia Oculta (Cco-Bcc) y poniendo la dirección propia en destinatario (Para-To).
Confirmación: se considera de pésima educación solicitar confirmación de lectura o similar al enviar un correo, pues se pone en entredicho la responsabilidad del receptor.
Con calma: hay que organizar las ideas y pensar bien qué vas a escribir. Tal vez te sirva hacer un borrador antes. También es bueno corregir la ortografía.
Privacidad: el correo que uno envía es público y permanente. Enviar un correo en HTML o texto plano equivale a mandar una tarjeta postal en el mundo real, a menos que el contenido esté criptográficamente codificado (por ejemplo, con PGP o su equivalente libre GPG). Como norma general, no comuniques por correo nada que no enviarías en una postal. Nota: en algunos países de Latinoamérica, como Argentina, existe legislación acerca del correo electrónico que considera que el mismo, debe ser tratado como una carta. Por ejemplo en el caso Lanata, se penalizó a dicho periodista por haber leído correos de otra persona sin su autorización.
Cadenas: no hagas cartas cadena. Hacer cartas cadena tiene varias implicaciones. Gasta ancho de banda que podría ser mejor utilizado (y que le cuesta dinero a otras personas) y muy probablemente algún spammer va a capturar las direcciones y mandar muchos correos no deseados. Los chistes, archivos adjuntos de presentaciones PowerPoint y demás también caen sobre esta categoría, por lo que la regla pudiese resumirse como no enviar correos que las demás personas no están esperando. Por ejemplo aquellas que anuncian el descubrimiento de una solución universal o peligros de algún servicio, puedes consultar algún sitio para determinar si ese correo es un fraude, por ejemplo ver [1].
Instantáneo: el correo llega instantáneamente al destino, pero no significa que vayan a responder de inmediato. Una llamada telefónica es más efectiva si se busca inmediatez.
Responder (reply): al responder, se pueden incluir partes del mensaje original para poner en contexto al destinatario. O bien podrías adjuntar el mensaje original. En algunos clientes de correo puede ser omitido, porque controla los mensajes y los coloca como conversaciones.
Archivos adjuntos: si adjuntas demasiados o muy grandes, tardan bastante en ser transmitidos por la red y hacen más difícil su recepción por el destinatario. Por lo general se recomienda que si el archivo adjunto es mayor a 500kb notifica en un correo separado sobre el número de archivos y el tamaño de los mismos. Esto advertirá sobre las horas interminables de descarga si el receptor tiene un ancho de banda muy bajo. Si se sabe de esta situación con el destinatario, es posible que se le pueda proporcionar los enlaces de los archivos que estén situados en un servicio de almacenamiento temporal de archivos. No envíes vídeos por correo electrónico, coloca el enlace al servicio de vídeo donde este alojado.
Pretexto: no supongas que al leerlo van a entender tu intención. No saben qué estado de ánimo tenías, ni sabes qué estado de ánimo tendrán al leerlo. No hay lenguaje visual para ayudarte a entender la intención. Los acrónimos no siempre son comprendidos (BRB - Be Right Back. ASAP - As Soon As Possible. NPI - No Poseo Información). Los smileys y emoticonos tampoco son universales.
Saludos: la despedida y el saludo inicial son algo importante y pueden resaltar o denigrar lo dicho en el mensaje, dependiendo de cómo se utilicen. No envíes correos electrónicos que sólo dicen simplemente "gracias", "cuídate", "hasta luego" cuando la conversación ya ha terminado. Sí, nos enseñaron a ser educados pero la mejor forma de serlo es ahorrándonos tiempo.
Contenidos: nunca envíes contenidos ofensivos o potencialmente ofensivos. Temas controversiales o contenidos sobre religión, política o sexo suelen ser muy susceptibles de ser ofensivos.
Comunicación no verbal: El tono con que escribes puede hacer la diferencia. En la red normalmente no tienes gestos, ni entonación o timbre de voz, por lo cual debes vigilar que tus palabras no parezcan muy cortantes o duras. El uso de emoticonos puede ayudar a hacer notar el tono que se quiere usar.
Relevancia: Muchos consideran como correos no deseados aquellos que no son relevantes o aquellos que no fueron solicitados. El concepto de relevancia es muy subjetivo, y hay personas a las que no les gusta recibir correos. Por más interesante que pueda ser tu correo, debes pensar en la idiosincrasia del receptor.
Correos publicitarios no solicitados: Si lo que quieres es hacerle publicidad a un negocio, o llamar la atención sobre tu sitio web, no lo hagas por correo si no te han dado permiso los receptores. A nadie le gusta que un vendedor toque la puerta con un producto que no desea comprar. El concepto de relevancia aplica aquí. Es mejor que pongas un enlace discreto, corto y explícito en la firma de tu cuenta en un foro donde haya personas que pudieran visitar tu web.
Libertad de expresión: Aunque se dice que la red es la tierra de la libre expresión, el envío de correos tiene implicaciones legales en algunos países (por ejemplo, reenviar un correo que ofende a alguien podría dar pie a una demanda por difamación y calumnias en algunos países, aunque no lo hayas escrito tú).
Firma: es útil, sobre todo cuando envías cosas relacionadas al trabajo o estudios. Se recomienda, generalmente, que la firma no sea de más de unas cuatro o cinco líneas.
