Organización de juegos estudiantiles/Info

Entendiendo la importancia del desarrollo de los juegos Intercolegiados y Universitarios, COLDEPORTES desarrolló una metodología que permitiera ejecutar los juegos en forma estructurada, controlada y planeada logrando de esta manera una mayor efectividad en los objetivos propuestos. La metodología que se utiliza aplica los principios de la norma ISO 9001 versión 2000 en la cual se encuentra certificado COLDEPORTES, garantizando que el conjunto de procesos utilizados están alineados a la estructura formal de ejecución de actividades del Instituto. El desarrollo de los juegos se ha dividido en procesos y fases, que tienen unos objetivos claros y precisos. La idea con la segmentación de las actividades en fases es lograr establecer parámetros claros en diferentes momentos de la planeación y ejecución de los juegos que permitan evaluar su avance en instancias de tiempo.

Las fases por las cuales atraviesa el desarrollo de los juegos son: • Preparación

• Planeación

• Al interior de las Instituciones educativas

• Municipal

• Departamental

• Zonal

• Nacional

• Internacional

• Cierre

Fase De Preparación

La fase de preparación tiene por objeto establecer todos los elementos que serán el fundamento para el adecuado desarrollo de los juegos,tales como la definición de las sedes donde se desarrollarán,los juegos que van a ser incluidos, el reglamento para cada disciplina, el presupuesto y algunos aspectos generales de la logística entre otros.Esta fase se ejecuta normalmente el año anterior a los juegos dado que requiere de tiempo para ser desarrollada según los requerimientos planteados.

• Selección de las sedes

• Selección de las disciplinas deportivas que integrarán los juegos

• Reglamentación de las disciplinas deportivas

• Reglamentación antidopaje • Régimen disciplinario

• Definición de la estructura organizacional de los juegos

• Criterios de cofinanciación registrados

• Presupuesto de los juegos

Cada uno de estos elementos se desarrolla bajo una estructura bien definida de trabajo, garantizando que las actividades sean ejecutadas satisfactoriamente y se logren resultados óptimos.

En esta fase toman decisiones que son fundamentales para el desarrollo de los juegos del año siguiente, tales como la selección de la sede, la cual se hace bajo criterios previamente definidos que le permitirán a COLDEPORTES hacer una selección seria y con parámetros que conduz- can a determinar la mejor sede para los juegos entre los departamentos que se postulen. Otro aspecto importante que se desarrolla en esta fase es la definición del reglamento para los juegos, en el cual se establecen las condiciones de participación deportiva y administrativa. Esta reglamentación es lo que se conoce como Carta Fundamental Durante esta fase se planea el presupuesto y se establecen los criterios para la Cofinanciación.

Es importante precisar que las fases que se desarrollan al interior de las Instituciones Educativas, municipales y departamentales corresponde al ámbito de las entidades territoriales. COLDEPORTES interviene en las fases zonales nacionales y finales nacionales mediante la firma de convenios con los institutos departamentales de deportes.Por último,se hará un esfuerzo de carácter comercial para que la empresa privada se vincule, mediante la inclusión en sus presupuestos, en los juegos.

Fase De Planeación

La fase de planeación, se realiza al comienzo del año. En ella se diseña la programación todo lo que se va a hacer durante el año para lograr el éxito de los juegos. Con un plan de trabajo aprobado, se inician las actividades asignando el equipo organizacional de COLDEPORTES encargado de los juegos con base en la estructura admnistrativa que fue aprobada, se establecen las metas a ser logradas, la estructura de conformación de los equipos pertenecientes a las disciplinas participantes y el calendario deportivo.

Con el personal del Instituto asignado a los juegos, se procede a solicitar a la sede que asigne el personal requerido acorde a lo estipulado en la estructura organizacional definida.

Con todas las actividades anteriores ya ejecutadas,se procede a hacer una estructuración formal de los juegos y a aprobar la reglamentación de los mismos. Una vez terminadas todas las actividades se procede hacer el lanzamiento oficial de los juegos.Dado que los juegos inician con el calendario académico, este lanzamiento se hace a finales del mes de enero. Como última actividad de esta fase, se procede a hacer la planeación de la fase que se desarrolla al interior de las Instituciones educativas en donde se detallarán las actividades propias de la fase, asignándoles responsables y fechas para su cumplimiento.Durante esta fase se inicia la parametrización del sistema de información acorde a las decisiones adoptadas. En general, todas las fases siguientes tendrán una actividad de planeación que será desarrollada como última actividad de la fase que la precede.

Fases Instrumentales, Municipales y Departamentales

D e pa r ta m e n ta l e s

La fase intramural es la que más cobertura tiene en térmi- nos de deportistas participantes ya que en ella se hacen las clasificaciones de cada institución educativa participante para la representación de las disciplinas deportivas en la cuales se inscribió.

La fase municipal consiste en las eliminatorias de las insti- tuciones educativas de cada municipio en la búsqueda de los representantes de cada deporte. Los finalistas de esta fase se registran en el sistema de información. Para todas las fases siguientes, el control y seguimiento deportivo a cada uno de los deportistas se lleva en el sistema.

Para el caso de la fase departamental, se realizan en- cuentros entre los finalistas municipales para conformar el conjunto de equipos, que participarán en los zonales, que son competencias por regiones donde se agrupan varios departamentos. El conjunto de actividades a ser desarrollado en estas tres fases es similar, por lo que las vamos a revisar en forma conjunta, no sin antes recordar el objetivo de cada una de ellas.

En términos de actividades a ser desarrolladas por COLDEPORTES en la ejecución de estas tres fases tenemos:

1.Establecer los parámetros de participación en cada fase

2.Ejecutar las actividades propias de la fase (que es responsabilidad de la institución educativa o del ente deportivo responsable).

3.Recopilar información,en el sistema de información habilitado para este fin.

4.Planear la siguiente fase.

Los parámetros de participación son enunciados que le permitirán a cada institución educativa identificar las reglas bajo las cuales podrán aspirar a participar en cada fase y disciplina deportiva.Aunque los parámetros de participación se definen desde el principio del año durante la fase de planeación, al inicio de cada fase se hace una revisión y ajuste si es necesario. Partiendo que las instituciones educativas tienen claro las reglas de participación, se inicia la ejecución de las actividades deportivas propiamente dichas para cada fase.

sobre las cuales COLDEPORTES no tiene una participación directa pero lo hace indirectamente a través de la coordinación de otros actores como son las federaciones en su rol de rectores del reglamento deportivo de cada disciplina y con el seguimiento que le hace a los juegos en cada una de estas fases.Al margen de las actividades que acabamos de describir, cada una de estas fases tiene actividades particulares que vamos a ver a continuación y que son ejecutadas en forma paralela al desarrollo de las actividades deportivas.

Fase Al Interior De Las Instituciones Educativas

Durante esta fase,los actores habilitados para ello (tales como Federaciones, Instituciones Deportivas, etc),deberán hacer la solicitud formal de cofinanciación.Los funcionarios de COLDEPORTES deberán iniciar sus visitas a las sedes de los zonales y los nacionales para una valoración de su estado y proceder a hacer las recomendaciones necesarias.

Fase Municipal

Durante esta fase,COLDEPORTES hará la evaluación de las solicitudes de cofinanciación,que serán revisadas y objetadas para que sean ajustadas.Antes de terminar esta fase, todas estas solicitudes deberán estar listas para su aprobación.Los responsables en las sedes para los zonales y los finales deberán iniciar y terminar las adecuaciones de los escenarios deportivos acorde a las recomendaciones que hicieron los funcionarios de COLDEPORTES durante la fase intramural.En esta fase se iniciará la promoción y divulgación del evento, para lo que se deberán hacer los acuerdos específicos con los encargados de la logística del evento de sus fases finales.

Fase Departamental

En esta fase se procederá a terminar el esquema de promoción y divulgación del evento y a acordar los aspectos finales de la logística que esto implicará.En el aspecto financiero, se aprobarán y asignarán los presupuestos. En el tema deportivo, se harán los registros de los deportistas que participarán en los zonales y se acreditarán los miembros de las delegaciones a través del sistema de información. En lo referente a los aspectos logísticos, se verificarán y aprobarán los escenarios deportivos, se asignarán los operadores locales y se desarrollará un plan logístico.

En el tema deportivo,se harán los registros de los deportistas que participarán en los zonales y se acreditarán los miembros de las delegaciones a través del sistema de información.

Fase Zonal

En esta fase, COLDEPORTES se responsabiliza de todos los temas inherentes a los juegos.Es de anotar que aunque hace seguimiento a todas las fases de los juegos, en los zonales y los nacionales tiene un mayor protagonismo.Durante esta fase se establecerán los parámetros para la participación de los distintos actores, se utilizará la información recopilada de las fases anteriores para llevar el adecuado control de las actividades y logro de objetivos y se hará una planeación para el desarrollo de la fase nacional. En lo deportivo se ejecutará el calendario deportivo llevando el registro de las marcas para cada disciplina en el sistema de información y una vez desarrollado,se hará la acreditación de los miembros de las delegaciones que pasan a la fase nacional a través del sistema de información.Por su parte, la logística desarrollará el plan que fue formulado en la fase Departamental.Los resultados son publicados a través de internet tomando como base la información registrada en el sistema de información.

Fase Nacional

En lo deportivo,se ejecutará el calendario llevando el registro de las marcas para cada disciplina deportiva en el sistema de información y una vez desarrollado,se hará la acreditación de los miembros de las delegaciones que pasan a la fase internacional a través del sistema de información.La logística se desarrollará acorde a la planeación que paraeste tema fue definida en la fase departamental. A través del sistema de información se publicarán los resultados finales de cada una de las disciplinas deportivas así como la medallería obtenida por cada delegación participante.Durante esta fase se establecerán los parámetros para la participación de los distintos actores, se recopilará la información necesaria para llevar el adecuado control de las actividades y logro de objetivos y se hará una para el desarrollo de la fase internacional.

En lo deportivo,se ejecutará el calendario llevando el registro de las marcas para cada disciplina deportiva en el sistema de información y una vez desarrollado,se hará la acreditación de los miembros de las delegaciones que pasan a la fase internacional a través del sistema de información. La logística se desarrollará acorde a la planeación que para este tema fue definida en la fase departamental. A través del sistema de información se publicarán los resultados finales de cada una de las disciplinas deportivas así como la medallería obtenida por cada delegación participante.

Fase Internacional

La participación de los deportistas en la fase internacional implica una mayor logística porque se requiere de pasaportes, visas y permisos especiales (para los menores de edad), además de eventuales compromisos comerciales.

Fase De Cierre

En esta fase se hacen las evaluaciones de los juegos y se toman las medidas pertinentes para retroalimentar el proceso para el año siguiente. El cierre se debe hacer casi inmediatamente se termina la fase nacional y en paralelo con la internacional en el último bimestre del año.

En reuniones de retroalimentación,se deberá tomar atenta nota para ajustar los procesos acorde a las circunstancias que se hayan presentado o tomar medidas correctivas para que eventuales problemas detectados no se repitan durante el año siguiente. En cuanto a los aciertos, se deberán identificar los aspectos que le dieron relevancia a los juegos y ajustar o precisar los procesos para garantizar que lo exitoso se vuelva a hacer de la misma o mejor forma para el año entrante.